Departamento financeiro: o pulmão de uma empresa

Contas a pagar, a receber, fluxo de caixa, notas fiscais... veja a importância de organizar essa área para sobrevivência da sua empresa

Como se faz?

20/10/2015
 

Gerir uma empresa não é fácil. Ainda que seja um pequeno negócio, em momentos de crise as contas parecem se multiplicar como aqueles bichinhos do filme “Gremlins” da década de 80. Exatamente por isso é essencial entender o que realmente faz um departamento financeiro. Mesmo que seja um “eu-partamento”, diferenciar as funções e competências garante uma boa organização, que é o primeiro passo para uma gestão eficiente.

 

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Então vamos lá, financeiro não é igual a administrativo. Para a coordenadora do Departamento Financeiro do Grupo Conjel, Janaina Amaral da Silva Scarton, o setor é responsável por controlar o dinheiro e, com isso, projetar gastos para os próximos anos, permitindo uma noção até mesmo de potencial de investimento. Já o administrativo fica mais ligado às questões estruturais da empresa.

“Por exemplo, se tiver um problema no ar condicionado, possivelmente a equipe do administrativo vai ter que contatar o técnico para o conserto e passar a conta para a equipe do financeiro. Nas pequenas empresas, como as duas coisas se unem, o administrativo também é o financeiro, e saberá melhor do que ninguém quando e como pode pagar”, explica.

 

Certo, então o financeiro conta o dinheiro?


É muito além, esse departamento ou pessoa é a responsável por todas as contas a pagar e a receber, pela tesouraria, faturamento, controle bancário entre outras atividades. Daqui parte o seu planejamento financeiro, o controle do seu fluxo de caixa.

As contas a pagar são obrigações assumidas pela empresa e que por ela devem ser devidamente controladas. As contas a receber são ativos da empresa, em geral, vindo de vendas a prazo. Muitas empresas se perdem na hora de equilibrar contas a pagar X a receber.

“É preciso equiparar a compra com a venda. Se comprei a vista tenho que ter um fluxo de caixa para me manter por que vou vender de repente em 10 vezes”, explica Janaina Scarton.

Há muitas formas de manter um fluxo de caixa. Depende de cada negócio, alguns optam por ter uma folha de pagamento sempre garantida. Ou mesmo manter em caixa a despesa média mensal, se gasto 50 mil em um mês terei guardado sempre esse valor, a fim de evitar empréstimos.

 

Então financeiro é só manter entradas e saídas?


Vamos lá, como diz o ditado “nem tanto ao mar, nem tanto a terra”. Se você é uma pequena empresa e tem um funcionário para cuidar de financeiro + administrativo é bom garantir uma boa organização.

Por isso, Janaina Scarton sugere para pequenas empresas um check list diário do departamento (caso seja uma empresa maior é essencial o uso de um sistema ERP). “Hoje nós somos um grupo maior, nossa equipe financeira é composta de quatro pessoas com tarefas bem distribuídas, mas nem sempre foi assim”, comenta a contadora.

 

Check list Financeiro:


PASSO 1: ao chegar pela manhã verifique sua conta bancária, o ideal é o acesso online para agilizar. Faça a emissão de um extrato e confira o dia anterior e veja qual seu saldo.

PASSO 2: quem tem caixa interno precisa fechar o caixa, ou seja, tudo que no dia anterior entrou e saiu, e o dinheiro que restou. Você precisa ter em espécie esse dinheiro.

PASSO 3: confira o que tem a pagar. Se não tem sistema, utilize uma planilha no excel e guarde os boletos em uma pasta sanfonada, tudo separado por dia. Se não tiver o boleto cobre seu fornecedor, a responsabilidade de pagar em dia e evitar juros é sua!

PASSO 4: encaminhe suas contas para pagamento. Se você paga online, parabéns, vai reduzir o seu custo e o seu tempo, se não é hora de enfrentar o banco.

“Primordial é você fazer toda essa análise pela manhã, assim não corre o risco de atrasar e pagar juros, nem multa, vai verificar que clientes pagaram e não pagaram”, explica Janaina.

PASSO 5: checar os clientes que estão pendentes ou a vencer naquele dia. Para Janaina, não fica indelicado ligar e lembrar o cliente. “Você não liga cobrando, mas para checar, pois as vezes o cliente não recebeu o boleto, e se não pode pagar já negocia com ele uma projeção”, aponta.

O setor financeiro é estratégico e essencial, ele ajuda na tomada de decisão e permite que os resultados sejam maximizados. Por isso, estruture essa área e se organize, assim você terá maior segurança quanto a saúde financeira da sua empresa, pois apesar da crise é possível angariar oportunidades (veja mais aqui).
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